Anagrafica unica con campi su misura
Ogni lead e ogni cliente ha una scheda sola, con i campi del vostro ciclo e non quelli di default.
CRM e gestione commerciale
Contatti, pipeline, attività, conversazioni e report dentro un modello operativo condiviso
Unicorn progetta il sistema commerciale dell’azienda. GoHighLevel è il software principale, non l’unico: HubSpot, Zoho, ActiveCampaign e i CRM custom restano sul tavolo.
Parla con Unicorn →
Se il CRM che avete già basta, ve lo dico e finisce lì
Cosa ottieni
Il prossimo passo è chiaro.
Anche a chi subentra.
Progettiamo come le richieste diventano trattative e come il lavoro passa da una persona all’altra. Configurazione, migrazione e formazione seguono quel disegno. Il software si sceglie dopo aver visto come vendete.
Una storia sola per ogni cliente
Contatti, conversazioni e trattative nello stesso posto. Chi subentra sa che cosa è già successo.
Un responsabile e un prossimo passo
La scheda dice chi deve agire e quando. Richiami e promemoria seguono le regole concordate.
Un ciclo commerciale leggibile
Le fasi sono le vostre. Si vede quali richieste proseguono e perché altre si fermano.
Un team che può usarlo ogni giorno
Dati migrati, procedure scritte e formazione sulle trattative reali, anche per chi arriva dopo.
Il meccanismo
La Mappa
del ciclo cliente.
Ogni fase deve avere una condizione di ingresso e una di uscita. Scriviamo chi prende in carico la richiesta, quale informazione serve e che cosa succede quando il lavoro si ferma. La mappa resta utile anche se un giorno cambiate CRM.
Scegli una fase: vedrai che cosa la fa iniziare, chi risponde e quando si può andare avanti.
La fase 01 / 10
Contatto
Una richiesta entra da sito, telefono, WhatsApp o passaparola e nasce in un posto solo.
- Inizia quando
- Una richiesta entra da un canale concordato.
- Ne risponde
- Il referente che riceve le nuove richieste.
- Si chiude quando
- Recapito, provenienza e motivo della richiesta sono registrati.
La fase 02 / 10
Qualificazione
Due domande stabiliscono se è in target e quanto è urgente, prima che costi tempo a un venditore.
- Inizia quando
- La scheda contiene le informazioni per un primo confronto.
- Ne risponde
- Chi verifica che la richiesta sia pertinente.
- Si chiude quando
- Priorità e motivo della qualificazione sono scritti, anche quando il contatto non prosegue.
La fase 03 / 10
Assegnazione
La scheda ha un responsabile dal primo minuto, per zona, per prodotto o a rotazione.
- Inizia quando
- La richiesta è pronta per essere presa in carico.
- Ne risponde
- Il commerciale scelto per zona, prodotto o disponibilità.
- Si chiude quando
- Un nome e una prossima attività sono associati alla scheda.
La fase 04 / 10
Appuntamento
Il calendario è collegato: la data si fissa senza rimpallo di email, i promemoria riducono i buchi.
- Inizia quando
- Il responsabile propone un momento di confronto.
- Ne risponde
- Chi tiene l’appuntamento con il cliente.
- Si chiude quando
- Data ed esito dell’incontro sono visibili, insieme al passo successivo.
La fase 05 / 10
Opportunità
La trattativa entra in pipeline con valore e probabilità: da qui in poi si vede.
- Inizia quando
- Esistono un’esigenza e un possibile lavoro da svolgere.
- Ne risponde
- Il responsabile della trattativa.
- Si chiude quando
- La fase commerciale e il valore della proposta sono aggiornati con criteri condivisi.
La fase 06 / 10
Proposta
Il preventivo parte dalla scheda e si sa quando viene aperto.
- Inizia quando
- L’offerta è pronta per essere presentata.
- Ne risponde
- Chi prepara e approva il preventivo.
- Si chiude quando
- Versione inviata e data del confronto successivo restano nella stessa storia.
La fase 07 / 10
Follow-up
Il richiamo ha una data e parte da solo: la trattativa ferma torna in cima, non nel dimenticatoio.
- Inizia quando
- È arrivata la data del richiamo o manca una risposta.
- Ne risponde
- Il commerciale che segue la proposta.
- Si chiude quando
- L’attività ha un esito; se serve un altro passaggio, ha una nuova data.
La fase 08 / 10
Vendita
La chiusura scrive l'esito, vinto o perso, e il motivo: i motivi dei persi valgono quanto i vinti.
- Inizia quando
- Il cliente accetta o decide di non proseguire.
- Ne risponde
- Chi conferma l’esito commerciale.
- Si chiude quando
- Vinto o perso, con il motivo e gli impegni da passare a chi consegna.
La fase 09 / 10
Onboarding
Il passaggio da venduto a consegnato ha i suoi passi, così il primo mese non smentisce la vendita.
- Inizia quando
- Il lavoro venduto deve essere avviato.
- Ne risponde
- Il referente che prende in carico la consegna.
- Si chiude quando
- Il team riceve accordi e informazioni senza chiedere al cliente di ricominciare.
La fase 10 / 10
Riattivazione
I clienti fermi e i persi di ieri tornano in lavorazione con un motivo per farsi risentire.
- Inizia quando
- Un cliente o una trattativa ferma torna pertinente.
- Ne risponde
- Chi verifica il motivo del nuovo contatto.
- Si chiude quando
- La ripresa rispetta preferenze e consensi e produce una prossima attività, oppure una chiusura.
Esempio di metodo, senza dati di clienti. Fasi, responsabilità e tempi vengono definiti sul vostro ciclo: non tutte le aziende hanno bisogno degli stessi passaggi.
Che cosa definiamo per ogni passaggio
- l'evento che lo fa iniziare
- chi ne è responsabile
- i dati che servono, e solo quelli
- le comunicazioni che partono
- entro quanto va gestito
- cosa si automatizza e cosa resta a una persona
- le eccezioni e chi le prende in mano
- l'evento che lo chiude
- l'informazione che torna al sistema
Cosa comprende
Apri il lavoro
che devi governare.
La mappa decide che cosa attivare. Qui trovi le funzioni disponibili, i costi d’uso e i limiti noti: nessun “include tutto”.
Matrice riferita ai piani verificati il 23 agosto 2026. Disponibilità, dipendenze e condizioni vengono confermate nel preventivo.
Campagne pubblicitarie, sito e produzione dei contenuti hanno un incarico distinto. Il preventivo separa progetto, canone della piattaforma e consumi dei canali.
Il collegamento con l’acquisizione →Contatti e anagrafica 2
Tag, segmenti e liste dinamiche
Il commerciale apre "trattative ferme da 7 giorni" invece di scorrere tutto il database.
Pipeline e trattative 2
Pipeline disegnate sul ciclo reale
Le colonne sono i vostri passaggi veri, con valore e probabilità: si vede dove si ferma il fatturato.
Assegnazione con owner e regole
Ogni contatto ha un responsabile dal primo minuto: per zona, per prodotto o a rotazione.
Conversazioni e canali 4
Inbox unica su contatto
Email, SMS, chat del sito e messaggi social nella scheda del contatto: chi risponde vede tutto lo storico.
Email in uscita e campagne
Follow-up e sequenze partono dal CRM e restano nello storico del contatto.
Costo per invio, dell'ordine di pochi euro ogni mille email. Dominio di invio dedicato con SPF, DKIM e DMARC. Per un ecommerce con flussi spinti, uno strumento dedicato tipo Klaviyo resta più profondo: lo diciamo prima.
WhatsApp ufficiale
Il cliente scrive al numero dell'azienda, la conversazione resta all'azienda: niente numeri personali dei venditori.
Canone del canale più costo per conversazione, alle tariffe Meta. WhatsApp Business Platform: modelli approvati e finestra di risposta di 24 ore.
SMS e telefonate dal CRM
Promemoria via SMS e chiamate con esito scritto in scheda, da un numero aziendale dedicato.
Tariffa per SMS e per minuto di chiamata. In Italia gli SMS col nome dell'azienda come mittente richiedono la registrazione del mittente.
Calendari e appuntamenti 1
Calendari collegati e pagine di prenotazione
Il cliente sceglie l'orario, l'appuntamento finisce nel calendario giusto e nella scheda, coi promemoria che riducono i buchi.
Sincronizzazione con Google Calendar o Outlook.
Form, landing e funnel 2
Form e survey collegati alla scheda
Quello che il cliente compila entra nei campi giusti: nessun ricopiare da email.
Landing e funnel interni
Pagine di campagna che scrivono dritte nel CRM, con l'origine del contatto tracciata.
Il sito principale resta fuori dal CRM: qui si costruiscono pagine di campagna, non il sito.
Automazioni e workflow 2
Workflow su eventi del ciclo
Il richiamo a 3 giorni parte da solo, il preventivo fermo torna in cima, il lead senza risposta non muore in silenzio.
Gestione di eccezioni e fallback
Quando un'automazione non sa che fare, avvisa una persona invece di sbagliare da sola.
Pagamenti e documenti 2
Preventivi e fatture dal CRM
Il preventivo parte dalla trattativa e si vede quando viene aperto: il sollecito ha un motivo, non una scusa.
Pagamenti online tramite Stripe, con le sue commissioni. La fatturazione elettronica italiana resta sul vostro gestionale: qui si integrano i passaggi, non si sostituisce.
Abbonamenti e incassi ricorrenti
Canoni e rate partono da soli e il mancato pagamento apre un'attività, non una sorpresa a fine mese.
Stripe.
Reputazione e recensioni 1
Richieste di recensione al momento giusto
La richiesta parte quando il lavoro è chiuso bene, e le risposte si gestiscono da un posto solo.
Profilo Google Business collegato.
Report e attribuzione 1
Report sul ciclo, non sui click
Quante richieste, da dove, quante diventate appuntamenti, quante chiuse: numeri che si leggono il lunedì mattina.
L'attribuzione delle campagne è affidabile solo se pixel e parametri sono configurati: è parte del lavoro, non un dato di natura.
Integrazioni e sviluppo 2
API, webhook e integrazioni private
Il CRM parla col gestionale, col magazzino o col vostro software: i dati smettono di viaggiare in copia-incolla.
Un'integrazione si preventiva dopo aver visto l'altro sistema, mai a scatola chiusa.
Unicorn Connector
Il nostro strato di collegamento per i casi che i connettori pronti non coprono, con log e gestione degli errori.
AI dentro il CRM 2
Classificazione e sintesi delle conversazioni
La richiesta arriva già etichettata e riassunta: chi la prende in mano non riparte da zero.
Costo per utilizzo dei modelli. L'AI propone, una persona decide: le risposte in uscita partono in bozza finché non decidete voi diversamente.
Prossima azione suggerita
Sulle trattative ferme il sistema propone il passo successivo, con il motivo scritto.
Costo per utilizzo dei modelli.
Dove entra l’AI e dove resta una persona
L’AI può classificare una richiesta, sintetizzare una conversazione, preparare una bozza di richiamo e proporre il passo successivo. Le azioni si registrano e le risposte in uscita restano in bozza finché non concordiamo regole diverse.
Il commerciale verifica e decide. I dati mancanti o incoerenti vengono segnalati, senza trasformare un’ipotesi del modello in un fatto.
Come progettiamo il controllo umano →Prima della configurazione
Il problema si vede
nel lavoro di tutti i giorni.
Il venditore va in ferie e le sue trattative vanno in ferie con lui
Le informazioni stanno nella sua testa, nel suo telefono, nei suoi post-it. Chi lo sostituisce riparte da zero.
Il cliente richiama e nessuno sa a che punto è
Tre persone l'hanno sentito, nessuna ha scritto niente. Il cliente ripete la storia per la terza volta e lo si sente dalla voce.
Il preventivo è partito, poi il silenzio
Nessuna data di richiamo, nessun avviso quando viene aperto. Si risente il cliente quando ha già firmato con un altro.
Le richieste arrivano su canali diversi e qualcuna resta senza seguito
Email, telefono, WhatsApp personale, modulo del sito, messaggi social. Ognuno guarda il suo pezzo, nessuno vede il totale.
La riunione commerciale ricostruisce a voce quello che il CRM doveva sapere
Un'ora a chiedersi "e questo a che punto è?", coi numeri di vendita rifatti a mano su un foglio.
Il gestionale dice una cosa, il CRM un'altra, il foglio una terza
Tre versioni della stessa anagrafica, aggiornate da persone diverse in momenti diversi. Nessuna è quella giusta.
Avvio e adozione
Si parte con la storia
che avete già.
Il nuovo CRM deve contenere ciò che serve per lavorare da subito. Si parte da un solo percorso e si accompagna il team nel suo utilizzo. Le durate si confermano dopo la mappa, insieme ai vincoli di accesso e importazione.
01 / Una settimana
Mappa
Il ciclo attuale, i responsabili e il primo passaggio da correggere.
02 / 2-3 settimane
Configurazione e migrazione
Pipeline, canali e dati esistenti. Prima del via si verificano importazione e regole di passaggio.
03 / Sul primo flusso
Rilascio e formazione
Il team lavora sulle proprie trattative. Il sistema precedente si dismette quando il nuovo ha dimostrato di reggere.
04 / I novanta giorni successivi
Adozione
Correzioni ed eccezioni vengono affrontate insieme ai referenti, finché le procedure entrano nel lavoro quotidiano.
Da quali strumenti possiamo migrare
ActiveCampaign
Contatti, tag e automazioni riviste sul ciclo nuovo.
ClickFunnels
Pagine e funnel da conservare, con le richieste collegate alla scheda.
Un CRM precedente
Anagrafica, storico e trattative aperte, verificando campi e qualità dei dati.
Fogli e caselle email
Contatti e informazioni commerciali che oggi restano fuori dal CRM.
Alla consegna, account e documentazione restano vostri.
Dopo l’adozione potete gestire il lavoro internamente o concordare un presidio continuativo. I progetti di evoluzione restano distinguibili dalla gestione ordinaria.
Apri l’elenco di ciò che viene consegnato
L'account, intestato a voi
La piattaforma è vostra: se il rapporto con noi finisce, il sistema resta acceso.
I dati, esportabili
Contatti, storico e trattative si esportano in formati standard, in qualsiasi momento.
Le automazioni, documentate
Ogni workflow ha una pagina scritta: cosa fa, quando parte, cosa succede se fallisce.
Le procedure del ciclo
La mappa del ciclo cliente resta come documento operativo: vale anche se domani cambiate software.
La formazione, registrata
Le sessioni fatte sui vostri contatti veri restano disponibili per chi entra dopo.
Gli accessi e le credenziali
Amministratori siete voi. Noi abbiamo un accesso da collaboratori, revocabile in un click.
I progetti
Il ciclo cambia
da un’azienda all’altra.
I lavori descritti riguardano contesti diversi. Schermate e risultati vengono pubblicati soltanto quando disponibili e autorizzati.
6inTempo · Vincenzo Palmisano
Migrazione da ActiveCampaign e ClickFunnels, ridisegno del flusso commerciale su GoHighLevel e formazione continuativa del team.
Schermate e risultati in attesa di autorizzazione
COROCA Group
Richieste da più canali consolidate in un’anagrafica sola, con assegnazioni e follow-up governati.
Caso in preparazione
Serious Play Italia
Gestione dei contatti del programma formativo dentro il CRM, dalla richiesta all’iscrizione.
Numeri in via di riconciliazione
Come iniziare
Una verifica può
bastare.
Potete affidarci una lettura del CRM attuale, la sola mappa o l’implementazione. Il passo successivo viene deciso sul risultato del primo: non richiede di cambiare piattaforma a prescindere.
01
Review del CRM attuale
Guardiamo dove perde informazioni, quali funzioni sono già utili e cosa si può correggere senza migrare.
02
Mappa del ciclo cliente
Responsabili, tempi e regole di passaggio diventano un documento operativo da usare anche con il fornitore attuale.
03
Implementazione
Configurazione, migrazione e formazione sulla mappa concordata, fino al primo percorso utilizzato dal team.
04
Gestione continuativa
Un referente e una cadenza per nuove automazioni, canali e correzioni. Attività e canone vengono definiti separatamente.
Per preparare la decisione
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Le domande prima di chiedere un preventivo
Per un'azienda da dieci o quaranta persone fa le stesse cose a una frazione del canone, e si configura in giornate invece che in mesi. Ma il protagonista è il ciclo di vendita, non il software: se avete già HubSpot, Zoho o ActiveCampaign e girano bene, il lavoro si fa lì sopra.
Tre voci, tutte scritte: il progetto di configurazione, il canone della piattaforma, i consumi dei canali che attivate (email, SMS, WhatsApp, AI). Le cifre arrivano in preventivo dopo la mappa del ciclo cliente: prima capire come vendete, poi i numeri.
Sì: contatti, storico e trattative aperte entrano prima del via, da ActiveCampaign, ClickFunnels, dal CRM precedente o dai fogli. Il CRM che parte vuoto è un CRM che il commerciale non aprirà mai.
Sì: canale WhatsApp ufficiale con consenso tracciato, modelli approvati, niente numeri personali dei venditori. Il cliente scrive al numero dell'azienda e la conversazione resta all'azienda.
Solo dove lo decidete voi. Di partenza classifica, riassume e prepara bozze: una persona rilegge e manda. Ogni azione dell'AI resta nel log della scheda, e si vede sempre cosa ha fatto e perché.
Il primo flusso vivo in 2-3 settimane dalla mappa. L'adozione piena è il lavoro dei novanta giorni dopo, ed è la parte che decide se il CRM vive o muore.
L'account è intestato a voi, i contatti e lo storico si esportano, le automazioni sono documentate per iscritto. Andarsene deve restare una decisione, non un ricatto: è il motivo per cui la sezione "cosa rimane vostro" esiste.
Il primo passo
Guardiamo il vostro ciclo di vendita.
Mezz’ora su richieste, persone e strumenti. Se il CRM che avete basta, il lavoro parte da lì.
Parla con Unicorn